Wat mag je als werkgever vragen bij een ziekmelding?

Wanneer een werknemer zich ziekmeldt, wil de werkgever begrijpen wat er aan de hand is voor de planning en begeleiding, maar moet zich bewust zijn van de wettelijke privacybescherming van de werknemer, vooral met betrekking tot medische informatie. Veel werkgevers zijn zich hier niet van bewust en kunnen daardoor onbewust de grenzen overschrijden. Dit blog bespreekt wat wel en niet gevraagd mag worden bij een ziekmelding, hoe werkgevers adequaat kunnen reageren, en de rol van de bedrijfsarts in het proces.

De zieke werknemer en privacywetgeving

Zodra een werknemer zich ziekmeldt, geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet stelt dat gezondheidsgegevens bijzondere persoonsgegevens zijn, en dus extra bescherming verdienen. Dit betekent dat je als werkgever géén medische informatie mag opvragen of vastleggen van de ziekmelding.

Je mag bijvoorbeeld niet vragen:

• Wat er precies medisch aan de hand is
• Of de werknemer medicatie gebruikt
• Wat de diagnose is
• Of de werknemer onder behandeling staat
• Wat het ziekteverloop naar verwachting zal zijn

Zelfs als de werknemer uit eigen beweging iets vertelt, mag je deze medische informatie niet noteren of opnemen in het verzuimdossier.

Wat mag je dan wél vragen bij een ziekmelding?

Hoewel je geen medische gegevens mag vragen van de ziekmelding, mag je wel bepaalde functionele informatie opvragen. Deze informatie helpt je om organisatorisch te kunnen handelen en bijvoorbeeld vervanging te regelen. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft hiervoor duidelijke richtlijnen opgesteld.

Je mag als werkgever wél vragen naar:

• Het telefoonnummer en (verblijf)adres van de werknemer tijdens ziekte
• De vermoedelijke duur van het verzuim
• Of de werknemer (nog) in staat is om bepaalde taken uit te voeren
• Of er lopende afspraken of projecten zijn die overgedragen moeten worden
• Of het verzuim verband houdt met een arbeidsongeval

Daarnaast mag je wél registreren dat iemand ziek is, vanaf welke datum, en eventuele contactmomenten over re-integratie.

Wat is de rol van de bedrijfsarts?

Omdat jij als werkgever geen medische informatie mag verzamelen, is de rol van de bedrijfsarts essentieel. De bedrijfsarts beoordeelt de arbeids(on)geschiktheid van de werknemer en geeft op basis daarvan een advies over re-integratie. Dit advies is niet medisch inhoudelijk, maar richt zich op wat iemand nog wél kan. De bedrijfsarts bepaalt of er sprake is van volledige of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid, adviseert over aangepaste werkzaamheden en geeft een inschatting van de belastbaarheid. Deze informatie mag wél met jou gedeeld worden, mits het gaat om functionele mogelijkheden en niet om diagnoses of behandelplannen.

Wat gebeurt er als je toch te veel vraagt of registreert?

Het overtreden van de privacyregels kan leiden tot klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens, sancties en schadeclaims. Maar los daarvan kan het ook het vertrouwen tussen werkgever en werknemer onder druk zetten. Zorg er daarom voor dat iedereen die betrokken is bij verzuimbegeleiding goed op de hoogte is van de AVG-richtlijnen. Dit geldt ook voor leidinggevenden en HR-medewerkers. Zo weet iedereen wat er wel en niet mag worden gevraagd tijdens een nieuwe ziekmelding.

Vragen over langdurig ziekteverzuim?

Heeft jouw organisatie vragen over wat je als werkgever wel of niet mag vragen bij langdurig ziekteverzuim? Of wil je zeker weten dat jullie verzuimbeleid voldoet aan de privacywetgeving? Neem dan contact op met onze arbo-specialisten. We denken graag mee over heldere processen, juridisch correcte communicatie en een verzuimaanpak die werkt voor zowel werkgever als werknemer.