De Wet verbetering Poortwachter: veelgemaakte fouten bij langdurig verzuim
De Wet verbetering Poortwachter (WvP) is een belangrijk wettelijk kader dat moet voorkomen dat medewerkers onnodig lang thuis blijven na ziekte. Werkgevers en werknemers zijn samen verantwoordelijk voor een actief re-integratietraject. In theorie lijkt dat helder, maar in de praktijk blijkt de uitvoering van een verzuim traject vaak complex. Zelfs bij goedbedoelde inspanningen ontstaan fouten die later worden afgestraft met een loonsanctie of vertraging in het herstelproces. In dit blog zetten we de meest gemaakte fouten op een rij én hoe je ze voorkomt.
1. Te laat of onvolledig starten met het verzuim traject
De eerste weken van het verzuim vormen de basis voor het hele verzuim traject. De bedrijfsarts moet uiterlijk in week 6 een probleemanalyse opstellen. Daarna is het aan werkgever en werknemer om samen een plan van aanpak te maken voor het verzium traject. Toch zien we in de praktijk dat deze stappen vaak worden uitgesteld of half worden uitgevoerd, bijvoorbeeld door drukte, onduidelijkheid of een afwachtende houding. Zonder een goed gedocumenteerde en gedragen start ontbreekt het aan richting. Bovendien kan het UWV later stellen dat onvoldoende voortvarend is gehandeld.
Oplossing: Werk met vaste termijnen, checklijsten en duidelijke rollen. Laat casemanagement of externe arboprofessionals ondersteunen bij de juiste timing en vorm van documenten.
2. Geen of te weinig tussentijdse evaluaties
De WvP vraagt om actieve en continue bijsturing. Toch blijven veel verzuim trajecten hangen in een “we kijken het nog even aan”-fase. De situatie verandert niet, maar er wordt ook niet geëvalueerd of aangepast. Gevolg: het dossier blijft formeel ‘actief’, maar feitelijk is er sprake van stilstand. Het UWV beoordeelt of er daadwerkelijk is geprobeerd re-integratie te realiseren. Stilstand zonder onderbouwde reden wordt gezien als onvoldoende inspanning.
Oplossing: Plan elke zes tot acht weken een formele evaluatie. Bespreek wat wel en niet lukt, of aanpassingen nodig zijn in het verzuim traject, en leg dit schriftelijk vast.
3. Geen tijdige overweging of inzet van Spoor 2
Spoor 2 is vaak beladen. Werkgevers én werknemers willen geloven in terugkeer binnen de eigen functie. Maar het risico is dat die hoop leidt tot uitstel. Volgens de WvP moet uiterlijk rond de 52e week beoordeeld worden of terugkeer in eigen werk realistisch is. Zo niet, dan moet Spoor 2 worden opgestart. Te laat handelen (zonder aantoonbare reden) leidt vrijwel zeker tot een loonsanctie. Ook ethisch gezien ontneem je de medewerker de kans om elders wél perspectief op werk te vinden.
Oplossing: Betrek de arbeidsdeskundige al tussen week 40 en 46. Laat die een objectieve inschatting maken en bespreek met werknemer én bedrijfsarts of een bredere oriëntatie passend is.
4. Onvoldoende onderbouwing van keuzes
Een veel vergeten aspect: het UWV beoordeelt niet alleen de stappen, maar ook de argumentatie daarachter. Waarom is gekozen voor deze interventie en niet voor een andere? Waarom zijn doelen niet gehaald? Zonder duidelijke onderbouwing lijkt het alsof keuzes willekeurig of onvoldoende doordacht zijn gemaakt.
Oplossing: Leg elke stap, elk besluit en elke belemmering goed vast. Werk samen met bedrijfsarts, casemanager en (waar nodig) externe partijen om je dossier inhoudelijk te versterken.
5. De medewerker onvoldoende betrekken
Een re-integratieproces is alleen kansrijk als de medewerker zich eigenaar voelt van het verzuim traject. Toch gebeurt het regelmatig dat werknemers onvoldoende weten wat van hen wordt verwacht, zich overvallen voelen door stappen als Spoor 2 of zelfs afhaken door gebrek aan vertrouwen.
Oplossing: Zorg voor heldere, herhaalde uitleg van het proces. Betrek de medewerker actief bij evaluaties, plan van aanpak en keuzes. Luisteren is hier net zo belangrijk als informeren.
6. Medisch en sociaal door elkaar halen
Werkgevers mogen en moeten het verzuim traject bewaken, maar de medische beoordeling ligt uitsluitend bij de bedrijfsarts. Als leidinggevenden zich onbedoeld gaan uitlaten over medische belastbaarheid of herstel, kan dat juridisch en praktisch verkeerd uitpakken.
Oplossing: Spreek vanuit gedrag, beschikbaarheid en samenwerking, niet vanuit medische inschattingen. Laat het medisch oordeel altijd bij de bedrijfsarts.
Van verplichting naar kans
De Wet verbetering Poortwachter wordt soms gezien als een juridische verplichting, maar in de kern is het een kans om langdurig verzuim écht aan te pakken. Door tijdig, zorgvuldig en transparant te handelen kun je escalatie voorkomen, herstel bevorderen en vertrouwen behouden. De Arbo Artsen ondersteunt organisaties in dit complexe proces met inhoudelijke expertise en oog voor mens én beleid. Spelen er specifieke vraagstukken in jouw organisatie? Neem contact met ons op, wij helpen jullie graag verder met een op maat gemaakt verzuim traject.
