Verplichtingen werkgever bij ziekte, wat het UWV van je verwacht

Wanneer een medewerker ziek wordt, krijgt een werkgever te maken met meer dan alleen verzuimbegeleiding. De verplichtingen werkgever bij ziekte zijn vastgelegd in wetgeving en worden door het UWV streng beoordeeld. Vooral wanneer ziekte langer duurt en uiteindelijk richting een WIA-aanvraag gaat, kijkt het UWV nauwkeurig naar wat een werkgever wel en niet heeft gedaan. Veel werkgevers denken pas laat na over deze verplichtingen. Vaak pas op het moment dat het UWV vragen stelt. Dan blijkt hoe belangrijk het is om vanaf het begin scherp te zijn.

Waarom het UWV zo kritisch kijkt naar werkgevers

Het UWV beoordeelt niet alleen de situatie van de medewerker, maar nadrukkelijk ook het handelen van de werkgever. De centrale vraag is steeds of de werkgever alles heeft gedaan wat redelijkerwijs verwacht mocht worden om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Goede bedoelingen zijn daarbij niet voldoende. Het UWV kijkt naar concrete acties, timing en vastlegging. De verplichtingen van de werkgever bij ziekte worden achteraf getoetst op basis van feiten, niet op gevoel.

Verplichtingen werkgever bij ziekte

De verplichtingen werkgever bij ziekte zijn vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter. Deze wet verplicht werkgevers om vanaf de eerste ziektedag actief te werken aan re-integratie.

Concreet verwacht het UWV dat werkgevers:

• tijdig een bedrijfsarts of arbo arts inschakelen
• samen met de medewerker een plan van aanpak opstellen
• regelmatig evalueren en het plan bijstellen
• passend werk onderzoeken binnen de eigen organisatie
• vastleggen welke stappen zijn gezet en waarom

Het gaat daarbij niet om één moment, maar om een doorlopend proces.

Dossieropbouw is een kernverplichting

Een van de belangrijkste verplichtingen werkgever bij ziekte is het zorgvuldig bijhouden van het re-integratiedossier. Dit dossier vormt de basis voor de beoordeling door het UWV. In het dossier moet duidelijk worden:

• welke acties zijn ondernomen
• op welk moment deze zijn uitgevoerd
• wat de uitkomst was
• waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt

Ontbreekt deze onderbouwing, dan kan het UWV concluderen dat de werkgever onvoldoende inspanningen heeft geleverd, zelfs als er wel contact en betrokkenheid is geweest.

Wat het UWV verstaat onder voldoende inspanning

Het UWV verwacht geen garantie op herstel of werkhervatting. Wel verwacht het aantoonbare inzet. Dat betekent dat een werkgever actief blijft zoeken naar mogelijkheden, ook als die niet direct voor de hand liggen. Bij de beoordeling kijkt het UWV onder andere naar:

• is passend werk serieus onderzocht
• is gekeken naar ander werk binnen de organisatie
• is externe re-integratie overwogen als intern niets mogelijk was

Als deze stappen niet zichtbaar zijn gemaakt, kan het UWV oordelen dat de verplichtingen werkgever bij ziekte niet volledig zijn nagekomen.

Passend werk en realistische grenzen

Het aanbieden van passend werk is een belangrijke verplichting van de werkgever bij ziekte. Passend werk sluit aan bij wat de medewerker op dat moment aankan, zowel lichamelijk als mentaal.

Het UWV verwacht dat werkgevers dit serieus onderzoeken, maar ook realistisch blijven. Niet elk aangepast idee is haalbaar binnen een organisatie. Belangrijk is dat duidelijk wordt waarom iets wel of niet mogelijk was. Juist hier gaat het vaak mis. Werkgevers denken dat iets vanzelfsprekend niet kan, maar leggen die afweging niet vast. Voor het UWV telt alleen wat aantoonbaar is onderbouwd.

De rol van de arbo arts bij het voldoen aan verplichtingen

De arbo arts speelt een centrale rol bij de verplichtingen van de werkgever bij ziekte. Het UWV hecht veel waarde aan medische adviezen, mits deze worden vertaald naar concrete acties. Een veelgemaakte fout is dat adviezen van de arbo arts wel worden ontvangen, maar onvoldoende worden opgevolgd of vastgelegd. Ook hier geldt dat het UWV kijkt naar wat ermee is gedaan, niet alleen naar het bestaan van een advies. Goede samenwerking met de arbo arts helpt werkgevers om keuzes beter te onderbouwen en risico’s richting het UWV te beperken.

Afwachten wordt zelden gezien als voldoende

Veel werkgevers willen geen druk uitoefenen op een zieke medewerker en kiezen daarom voor afwachten. Begrijpelijk, maar risicovol. Vanuit het perspectief van het UWV wordt stilstand vaak gezien als onvoldoende inspanning. De verplichtingen werkgever bij ziekte vragen om activiteit, ook als herstel onzeker is. Dat betekent blijven evalueren, blijven kijken naar mogelijkheden en dit alles vastleggen.

Wat gebeurt er als het UWV oordeelt dat je tekort bent geschoten

Wanneer het UWV concludeert dat de verplichtingen werkgever bij ziekte onvoldoende zijn nagekomen, kan een loonsanctie volgen. Dit houdt in dat de werkgever tot maximaal één jaar langer loon moet doorbetalen. Deze maatregel is bedoeld om gemiste re-integratiekansen alsnog te benutten. Voor veel werkgevers komt dit onverwacht, juist omdat zij zich wel betrokken hebben gevoeld.

Informatie en richtlijnen van het UWV

Het UWV is duidelijk over wat het van werkgevers verwacht. Op de website van het UWV staat uitgebreid beschreven welke verplichtingen gelden tijdens ziekte en hoe de beoordeling bij een WIA-aanvraag plaatsvindt. Deze informatie helpt werkgevers om hun aanpak tijdig te toetsen en waar nodig bij te sturen.

Waarom deskundige begeleiding essentieel is

De verplichtingen werkgever bij ziekte zijn juridisch, praktisch en menselijk complex. Juist die combinatie maakt het lastig om alles goed te doen. Door tijdig een arbo arts te betrekken die verder kijkt dan alleen medische beperkingen, ontstaat meer grip op het proces. Niet om druk te verhogen, maar om keuzes zorgvuldig te onderbouwen en verrassingen bij het UWV te voorkomen.

Hulp inschakelen loont

De verplichtingen werkgever bij ziekte vragen om zorgvuldige afwegingen en deskundige begeleiding. Neem contact op met de arbo artsen om samen te kijken welke stappen nu passend zijn voor werkgever én medewerker.