Langdurig verzuim in 2026: dit is wat werkgevers moeten weten

Je merkt het vaak pas als het al speelt. Een medewerker valt uit. De agenda’s raken voller. Deadlines schuiven. Collega’s nemen taken over “voor even”. Tot dat even structureel wordt en de druk oploopt. Wat begon als één ziekmelding, verandert in een kwetsbare organisatie. Langdurig verzuim in 2026 is geen individueel probleem meer, maar een organisatievraagstuk. De arbeidsmarkt is krap, de wettelijke verplichtingen zijn stevig en het UWV toetst re-integratie-inspanningen kritischer dan voorheen. Wie te laat schakelt, betaalt financieel én organisatorisch de prijs. Alles over langdurig verzuim in 2026 lees je hier.

Verzuim-domino

Eén langdurig zieke medewerker is de eerste dominosteen die valt. In een arbeidsmarkt die volledig op slot zit, vind je geen vervanger. Het resultaat? De werkdruk bij de achterblijvers schiet door het dak, waardoor het risico op een tweede en derde burn-out in je team exponentieel stijgt. Verzuim is een besmettelijk proces geworden dat je organisatie van binnenuit uitholt. Als je nu niet ingrijpt met keiharde preventie en strakke re-integratie, financier je niet alleen iemands afwezigheid, maar riskeer je het omvallen van je complete afdeling. Afwachten is in 2026 geen optie meer, wij laten je zien hoe je langdurig verzuim in 2026 het beste aanpakt.

Wat verstaan we onder langdurig verzuim?

Van langdurig verzuim is sprake wanneer een medewerker langer dan zes weken ziek is. Vanaf dat moment kom je in het traject van de Wet verbetering poortwachter. Je bent als werkgever in principe verplicht om maximaal 104 weken loon door te betalen. In die periode moet je samen met je medewerker actief werken aan re-integratie. Doe je dat onvoldoende, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dat betekent dat je na die 104 weken nog maximaal een jaar langer loon moet doorbetalen.

Dat risico is reëel. In de praktijk zien wij regelmatig dossiers die op één of meerdere punten niet volledig zijn. Bijvoorbeeld een te laat opgesteld Plan van Aanpak of onvoldoende onderbouwde re-integratie-inspanningen.

De belangrijkste oorzaken van langdurig verzuim in 2026

1. Psychische klachten blijven dominant

Burn-outklachten, depressie en angststoornissen vormen nog steeds een groot aandeel van het langdurig verzuim in 2026. Vaak is er niet één duidelijke oorzaak, maar een combinatie van werkdruk, privésituatie en persoonlijkheidsfactoren.

Concreet voorbeeld: een teamleider in een logistiek bedrijf meldt zich ziek met “oververmoeidheid”. In het eerste gesprek blijkt dat hij al maanden structureel 55 uur per week werkt, naast een scheiding en mantelzorg voor zijn vader. Zonder tijdige interventie loopt dit uit op een volledige burn-out met uitval van minimaal negen maanden.

Wat hier vaak misgaat:

• Signalen worden laat opgepikt.

• Er is geen open cultuur om werkdruk bespreekbaar te maken.

• Er wordt te lang gewacht met opschalen naar bedrijfsarts of psychologische ondersteuning.

2. Combinatieklachten bij oudere werknemers

Door de stijgende pensioenleeftijd werken medewerkers langer door. We zien meer langdurig verzuim bij 55-plussers met een combinatie van fysieke en mentale klachten.

Denk aan:

• Chronische rugklachten gecombineerd met verminderde belastbaarheid.

• Diabetes in combinatie met stressgerelateerde klachten.

• Hart- en vaatproblematiek met angstklachten.

Dit vraagt om maatwerk. Een standaard re-integratieschema van “rust en daarna rustig opbouwen” is vaak niet voldoende. Je moet echt kijken naar belastbaarheid per taak.

3. Post-COVID en andere langdurige aandoeningen

Hoewel de acute fase van COVID-19 voorbij is, zien we nog steeds medewerkers met langdurige klachten, bijvoorbeeld ernstige vermoeidheid en cognitieve beperkingen. Daarnaast neemt het aantal mensen met andere chronische aandoeningen toe. Bij dit type verzuim is het belangrijk om realistisch te blijven over hersteltempo. Te snel opbouwen leidt vaak tot terugval, wat het traject alleen maar verlengt.

Jouw verplichtingen als werkgever

De kern van langdurig verzuimbegeleiding ligt in de Wet verbetering poortwachter. In grote lijnen moet je het volgende regelen:

Week 1: Ziekmelding en probleemanalyse

• Je registreert de ziekmelding.

• Uiterlijk in week 6 stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op.

Die analyse is cruciaal. Hierin staat:

• Wat de medische beperkingen zijn.

• Wat de mogelijkheden zijn voor werkhervatting.

• Of er sprake is van benutbare mogelijkheden.

Let op: als deze analyse te laat is of onvoldoende onderbouwd, loop je later risico bij de WIA-aanvraag.

Week 8: Plan van Aanpak

Samen met de medewerker stel je een Plan van Aanpak op. Dit document moet concreet zijn.

Niet: “Medewerker gaat rustig opbouwen.”

Wel: “Per 1 mei start medewerker met 2 uur per dag administratieve taken zonder klantcontact. Elke twee weken evaluatie. Bij stabiele belastbaarheid uitbreiding met 1 uur per dag.”

Hoe concreter je dit vastlegt, hoe sterker je dossier.

Eerste en tweede spoor

Als duidelijk wordt dat terugkeer in eigen functie niet haalbaar is, moet je kijken naar:

• Eerste spoor: ander passend werk binnen je eigen organisatie.

• Tweede spoor: werk bij een andere werkgever.

Veel werkgevers wachten te lang met het inzetten van tweede spoor. Bij langdurig verzuim in 2026 kijkt het UWV kritisch naar de timing. Als je pas in maand 18 start terwijl al in maand 10 duidelijk was dat terugkeer intern niet mogelijk is, kan dat tegen je werken.

Wat gaat er in de praktijk vaak mis?

1. Te weinig regie

Sommige werkgevers laten het traject volledig over aan HR of een externe partij. Dat is risicovol. Jij blijft eindverantwoordelijk.

Zorg dat:

• Je periodiek voortgangsgesprekken voert.

• Je actief meedenkt over passend werk.

• Je duidelijke verwachtingen uitspreekt richting de medewerker.

2. Te veel focus op beperkingen

In langdurig verzuim ligt de nadruk vaak op wat iemand niet kan. Effectiever is om te kijken naar wat nog wél kan.

Een voorbeeld: een magazijnmedewerker met knieklachten kan niet meer langdurig staan of tillen. In plaats van volledig thuiszitten, kan hij mogelijk:

• Voorraadadministratie doen.

• Kwaliteitscontroles uitvoeren zittend aan een werktafel.

• Nieuwe collega’s inwerken.

Dit vraagt creativiteit en bereidheid om tijdelijk functies anders in te richten.

3. Slechte dossiervorming

Een onvolledig re-integratiedossier is één van de grootste risico’s bij de WIA-aanvraag. Denk aan:

• Ontbrekende evaluaties.

• Geen duidelijke onderbouwing waarom bepaald werk niet passend was.

• Geen verslag van arbeidsdeskundig onderzoek.

In 2026 is de digitale dossiervorming steeds belangrijker. Alles moet traceerbaar en tijdig vastgelegd zijn.

Financiële impact: onderschat het niet

Langdurig verzuim kost geld op meerdere fronten:

• Loondoorbetaling tot 104 weken.

• Kosten voor vervanging.

• Inhuur van externe begeleiding.

• Eventuele loonsanctie van maximaal 52 weken.

• Hogere premie Werkhervattingskas.

Stel: een medewerker met een bruto jaarsalaris van € 45.000 valt twee jaar uit. Alleen al aan loondoorbetaling zit je, afhankelijk van je regeling, al snel boven de € 70.000. Tel daar vervanging en begeleiding bij op, dan kom je richting de ton. Preventie is dus geen luxe, maar financieel verstandig beleid.

Wat kun je in 2026 proactief doen?

Langdurig verzuim in 2026 voorkomen begint ruim vóór week zes. De grootste winst zit in vroegsignalering en snelle actie. Zorg dat leidinggevenden signalen van overbelasting herkennen, zoals structureel overwerken, toenemend kort verzuim, concentratieverlies of terugtrekgedrag. Minstens zo belangrijk: leer ze hoe ze het gesprek concreet voeren. Niet algemeen vragen hoe het gaat, maar benoemen wat ze zien en samen kijken wat nodig is om uitval te voorkomen.

Maak duurzame inzetbaarheid daarnaast praktisch. Bespreek periodiek de belastbaarheid van medewerkers en kijk tijdig naar aanpassingen in taken of uren. Een productiemedewerker met beginnende schouderklachten kan bijvoorbeeld deels overstappen naar minder fysiek belastend werk, in plaats van pas ingrijpen bij volledige uitval.

Wees ook realistisch over privébelasting. Tijdelijk minder uren of flexibelere werktijden kunnen langdurig verzuim voorkomen en zijn vaak goedkoper dan twee jaar loondoorbetaling. Betrek ten slotte de bedrijfsarts eerder in het proces, bijvoorbeeld bij dreigend langdurig verzuim of terugkerend kort verzuim. Vroegtijdig advies over belastbaarheid en passend werk maakt het verschil tussen bijsturen en maanden uitval.

Houd grip op langdurig verzuim in 2026

Langdurig verzuim in 2026 vraagt om meer dan het volgen van een stappenplan. Het vraagt om scherpe analyse, tijdige interventies en een dossier dat inhoudelijk klopt. Of het nu gaat om dreigend uitval door werkdruk, een complex re-integratietraject in maand 14 of twijfel over het juiste moment voor tweede spoor, de keuzes die je nú maakt bepalen hoe het traject eindigt. Wil je sparren over een concreet dossier? Of je verzuimbeleid aanscherpen zodat je risico’s verkleint en sneller kunt bijsturen? Neem contact met ons op. We kijken inhoudelijk met je mee en helpen je om regie te houden, medisch onderbouwd en juridisch zorgvuldig.